La decisión entre comprar o alquilar (renting) equipos como impresoras, ordenadores o multifuncionales supone una reflexión a considerar en la operativa de empresas de cualquier tamaño. En principio, la propiedad puede parecer más económica, pero si analizamos todos los costes asociados, el renting emerge como una opción más rentable y eficiente para muchas organizaciones.
Costes iniciales del renting de equipos frente a los equipos en propiedad
Comprar un equipo implica una inversión inicial elevada. En cambio, el renting permite acceder a tecnología de última generación sin grandes desembolsos, a través de cuotas mensuales fijas. Esto libera capital para otras áreas estratégicas del negocio y mejora la previsión del departamento tesorero.
Por ejemplo, adquirir una impresora profesional puede costar más de 1.000 €, mientras que mediante renting se puede disponer del mismo equipo por una cuota mensual asequible que incluye mantenimiento, consumibles y la renovación futura del dispositivo.
Mantenimiento y soporte técnico incluidos en el renting
Uno de los puntos fuertes del renting es que el mantenimiento suele estar incluido, lo que reduce el tiempo de inactividad y protege contra gastos imprevistos. En cambio, si el equipo es propio, la empresa debe asumir las reparaciones, sustituciones de piezas y el soporte técnico, lo que complica la gestión y puede generar gastos no previstos. Empresas como Canon Business Center Madrid, dan servicio de instalación, soporte y renting de equipos de impresión y multifunción, lo que permite a las empresas despreocuparse y olvidarse de problemas con el escaneado e impresión de documentos.
Renovación y modernización
La tecnología avanza rápidamente. Con el renting, la empresa puede actualizar sus equipos al finalizar el contrato, evitando quedarse obsoleta. Por el contrario, comprar implica amortizar el equipo durante varios años, incluso cuando ya no cubre las necesidades operativas ni es compatible con nuevos sistemas.
Esto es especialmente relevante en sectores como el de la impresión o la informática, donde las funcionalidades avanzan constantemente: conectividad, impresión móvil, seguridad, eficiencia energética…
Ventajas fiscales y contables del renting de equipos informáticos
El renting permite deducir las cuotas mensuales como gasto operativo, lo que puede reducir la carga fiscal de la empresa. Los equipos no se contabilizan como activos, lo que mejora ciertos ratios financieros y facilita la planificación contable. Frente a ello, la compra conlleva amortizaciones y carga al balance en la contabilidad.
Escalabilidad y flexibilidad
Las necesidades de impresión y escaneado pueden variar a lo largo del tiempo. El renting ofrece flexibilidad para ajustar el plan contratado, añadir nuevos dispositivos o cambiar las condiciones según la evolución del negocio. La compra, en cambio, limita esta capacidad de adaptación.
Si bien en determinados casos (por ejemplo, para equipos muy básicos o de uso muy específico) la compra puede tener sentido, para la mayoría de las pymes y grandes empresas el renting aporta mayor valor a medio y largo plazo.
La clave está en evaluar no solo el precio de compra, sino el coste total de propiedad, el conocido como TCO: mantenimiento, consumibles, soporte, renovaciones, obsolescencia… Y en esa ecuación, como hemos analizado, el renting gana por goleada.